Muitas empresas enfrentam grandes desafios com relação ao custo de manutenção de equipamentos de TI. Muitos equipamentos apresentam problemas ou simplesmente param de funcionar, pegando os gestores e administradores de surpresa.
Nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre o assunto, destacando algumas estratégias capazes de gerar redução no custo de manutenção e renovação de equipamentos de TI. São estratégias simples, mas que podem ajudar a garantir uma boa economia para a sua empresa.
Quais são os custos de manutenção e renovação
Antes de falarmos especificamente sobre as dicas para reduzir custos, é importante saber quais custos são esses. São vários os equipamentos de TI usados em uma empresa, incluindo computadores (notebook e desktop), projetores, servidores e muitos outros.
Todos esses equipamentos possuem um alto valor de aquisição. Quanto mais novos e atualizados, maior o valor de mercado. Além do custo efetivo para a compra desses equipamentos, a empresa deve levar em consideração os custos variáveis, que podem existir caso o equipamento necessite de manutenção.
A manutenção consiste no reparo ou substituição de peças, que permitam garantir eficiência e funcionalidade do produto. Infelizmente, mesmo os produtos de maior qualidade, mas melhores marcas, estão sujeitos à necessidade de manutenção.
Além da manutenção, existe também a renovação. Depois de algum tempo de uso, muitos equipamentos deixam de funcionar, sem solução viável através da manutenção. A única opção que sobra para a empresa é comprar produtos novos ou alugar equipamentos de TI.
Para reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI, separamos algumas dicas que podem ajudar de forma significativa. Confira!
1. Faça um planejamento
A primeira estratégia para conseguir reduzir drasticamente o custo de manutenção de equipamentos de TI é fazer um planejamento estratégico. Muitas empresas, depois de realizar a compra de equipamentos como computadores e monitores, deixam de considerar eventuais custos com a manutenção desses equipamentos.
Deixar de reservar uma parte do orçamento para cuidar da manutenção dos equipamentos é um erro. Os custos podem ser elevados e acabar comprometendo a saúde financeira do negócio, caso não exista um fundo específico para isso.
Mesmo que você aplique todas as dicas que separamos nesse artigo, ainda terá que arcar com valores referentes à manutenção dos equipamentos da empresa. Por serem propriedade particular e não equipamentos locados, infelizmente esse é um custo que não pode ser evitado.
O que você pode fazer – e recomendamos – é buscar estratégias capazes de minimizar o custo de manutenção de equipamentos de TI. Para eliminar o custo, no entanto, a melhor estratégia continua sendo alugar equipamentos de TI para empresas.
2. Atualize constantemente os equipamentos (software)
Você sabia que a manutenção em equipamentos de TI vai muito além da parte física (hardware)? É preciso ficar de olho nas atualizações fornecidas pela marca dos equipamentos. Isso se aplica principalmente para computadores, tablets e similares.
Para entregarem mais qualidade, segurança e eficiência, as marcas disponibilizam com frequência atualizações para os seus produtos. Muitas dessas atualizações são baixadas e implementadas de maneira automática. Outras dependem de ações por parte do proprietário, seja clicando em “atualizar”, seja baixando as atualizações.
E o que acontece quando as atualizações não são realizadas? Uma das principais consequências é a perda de qualidade e eficiência da máquina. Em computadores é notável a diferença de desempenho entre produtos atualizados e produtos desatualizados.
Por isso, uma das formas mais eficientes de reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI é realizando a atualização dos equipamentos. Essa dica vale tanto para produtos já existentes na empresa quanto para a compra de novos produtos.
Ainda que os equipamentos novos e atualizados sejam mais caros, vale muito mais a pena do que adquirir produtos baratos desatualizados. E se você quer todos os benefícios de produtos novos, sem fazer grande investimento, considere alugar equipamentos de TI.
3. Faça a manutenção preventiva
Um dos fatores que mais elevam o custo de manutenção de equipamentos de TI é a manutenção corretiva. Significa corrigir um problema quando ele já se manifestou. Pagar por profissionais especializados pode pesar no bolso da empresa. Além da mão de obra, a troca de peças e componentes não é nada barato.
Para reduzir o risco de custos com manutenção, uma estratégia sustentável é apostar na manutenção preventiva. O que isso significa? Procurar por problemas antes mesmo que eles apareçam. Talvez o problema esteja apenas no começo, com solução simples e barata.
A realização de manutenção preventiva é estimulada e aconselhada para empresas que desejam reduzir custos com manutenção. Sem falar que a prevenção permite o planejamento de ações. Por exemplo, durante a manutenção preventiva é possível identificar quais equipamentos precisarão de reparo em breve.
Muitas empresas deixam de lado a manutenção preventiva por acreditarem que os equipamentos nunca precisão de reparo. O que a realidade nos mostra é que os danos e avarias aparecem quando menos esperamos.
4. Treine os membros da equipe para o uso correto dos equipamentos
Será que todos os funcionários da empresa estão capacitados para utilizar os equipamentos de TI? O uso incorreto das máquinas pode comprometer a vida útil, gerando custo de manutenção de equipamentos de TI.
Quando todos os colaboradores da empresa possuem capacitação para manusear os equipamentos de TI, o risco de avarias reduz consideravelmente. É importante pensar em treinamentos e orientações, que permitam aos funcionários lidar melhor com os equipamentos da empresa.
Uma dica extra é conscientizar todos os colaboradores da empresa para a importância da manutenção preventiva, que pode ser feita por eles mesmo. Atualizar com frequência os computadores, não instalar programas suspeitos, fazer a varredura buscando por vírus, tudo pode contribuir para a durabilidade do equipamento.
São pequenas atitudes, no dia a dia, capazes de aumentar o tempo de vida útil dos equipamentos. Esse treinamento é indicado até mesmo nos casos em que os equipamentos são alugados, tendo em vista que é de responsabilidade da sua empresa fazer o uso correto dos produtos, de forma a garantir a sua integridade.
5. Leia o manual do usuário
Pode parecer banal, mas muitas pessoas não seguem as orientações do fabricante durante a utilização de equipamentos de informática, como computadores e monitores. Trata-se de um grande risco, tendo em vista que os manuais são criados com o propósito de garantir o melhor aproveitamento dos equipamentos.
As orientações contidas no manual são claras e dizem respeito a todas as etapas da vida do produto, como primeira inicialização e descarte dos componentes, quando deixarem de funcionar.
Além disso, o manual apresenta de forma clara todas as funcionalidades do equipamento. Muitos recursos demandam atenção especial para serem utilizados. E atenção, a utilização dos equipamentos sem observância das instruções do fabricante podem implicar em perda da garantia.
Vale a pena separar um tempinho para fazer a leitura do manual. Atualmente os manuais são pequenos e bem intuitivos, permitindo que todos os usuários consigam entender o funcionamento dos equipamentos.
Mesmo que opte pela locação de equipamentos de TI – uma das opções mais lucrativas para empresas na atualidade – é recomendado fazer a leitura do manual, quando disponível, procurar informações no site do fabricante ou solicitar essas informações junto a empresa responsável pela locação.
6. Considere a locação de equipamentos de TI
Como mencionamos no começo do artigo, ainda que todas as dicas acima sejam implementadas, o custo de manutenção de equipamentos de TI continuará existindo. Todos os meses as empresas investem grandes valores com a contratação de mão de obra especializada em reparos.
Sem falar na compra de novos produtos, para substituir equipamentos que não entregam mais a qualidade inicial ou que simplesmente pararam de funcionar. Por isso muitas empresas estão apostando cada vez mais na locação de equipamentos de TI para empresas.
Com a locação, a preocupação com os custos de manutenção simplesmente deixam de existir. A empresa locadora cuida de todos os detalhes durante o contrato, para que a sua empresa possa usufruir de equipamentos novos, atualizados e com garantia de bom funcionamento.
Ao final do contrato, todos os produtos são devolvidos, o que descarta a necessidade de reparos ou substituição das máquinas. Essa é a forma mais eficiente de reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI, através do aluguel.
No entanto, a redução dos custos é apenas uma das vantagens de alugar equipamentos de TI, como computadores, projetores, sistema de som e monitores. Vamos falar sobre alguns dos principais benefícios de locar no lugar de comprar.
Vantagens de alugar equipamentos de TI
Além de contribuir pata a redução do custo de manutenção de equipamentos de TI, alugar é muito mais prático e viável para empresas. Por isso cada vez mais empresas, de todos os tamanhos e segmentos, estão fechando parcerias de locação, ao invés de investir na compra de equipamentos próprios.
Podemos listar como vantagens adicionais da locação:
- Produtos sempre novos e atualizados
Lembra quando falamos na necessidade de cuidar da atualização dos equipamentos de TI? Agora imagine não precisar se preocupar com isso, graças a locação de equipamentos novos e todos atualizados.
Ao alugar equipamentos de TI para a sua empresa você terá a garantia de estar utilizando produtos de ótima qualidade, com hardware e software atualizados, completamente funcionais, para atender às suas necessidades.
E se você se preocupa com a marca dos equipamentos, saiba que muitas empresas trabalham apenas com as melhores opções do mercado. Estamos falando de marcas tradicionais, de qualidade garantida, como Samsung, Apple, Microsoft, Dell, HP e LG. Ou seja, a sua empresa contará com os melhores equipamentos.
- Garantia de assistência durante a validade da locação
Além de não ter que suportar os custos com manutenção de equipamentos de TI, a locação garante assistência técnica de qualidade e sem custo adicional.
Isso significa que, em caso de danos e avarias naturais, ocasionadas pelo uso regular da coisa, a empresa responsável enviará sua equipe para avaliar e corrigir o problema.
Tudo isso com velocidade e agilidade. Essa assistência é válida durante todo o período da locação, não importando se ele é longa (para uso contínuo dos equipamentos) ou curta (para uso dos equipamentos em eventos, por exemplo).
- Menor investimento inicial
O investimento inicial para alugar equipamentos de TI é muito baixo, principalmente quando comparado ao custo para a compra de equipamentos próprios. Dessa forma a sua empresa consegue implementar todos os equipamentos necessários, sem comprometer a saúde financeira do negócio.
Já os custos para compra são elevados, pois estamos falando de computadores, projetores, sistemas de som, servidores e outros. Produtos que, principalmente no Brasil, possuem um custo elevado para o consumidor final.
A carga tributária eleva o valor de equipamentos como computadores, projetores e sistemas de som. Alugar sai muito mais barato para a empresa.
- Sem custos com renovação de equipamentos
E se os produtos locados chegarem ao fim de sua vida útil? Não se preocupe, pois a responsabilidade para com a renovação dos equipamentos é da empresa proprietária. O aluguel prevê a possibilidade de deterioração natural da coisa, evitando custos e imprevistos para a sua empresa.
Isso significa que ao final de um período de utilização, a sua empresa não precisará investir na compra de novos equipamentos. Basta solicitar a substituição dos equipamentos velhos e usados outros, em boas condições de uso, junto à empresa responsável pela locação.
Custo de manutenção: vale a pena comprar equipamentos?
Com todas as informações acima, ainda não se decidiu sobre a compra ou locação de equipamentos de TI para empresa? Você pode implementar as dicas para reduzir os custos com manutenção, elas funcionam de verdade. Mas se o seu objetivo é economizar de verdade, a solução está no aluguel de equipamentos.
Você pode alugar uma grande variedade de equipamentos, para diversas situações e necessidades. Entre eles estão os computadores, essenciais em praticamente todos os negócios, sistema de som, projetores, tablets e monitores.