Como reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI

Como reduzir o custo de manutenção (e renovação) de equipamentos de TI

Reduzindo custo de manutenção

Muitas empresas enfrentam grandes desafios com relação ao custo de manutenção de equipamentos de TI. Muitos equipamentos apresentam problemas ou simplesmente param de funcionar, pegando os gestores e administradores de surpresa.

Nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre o assunto, destacando algumas estratégias capazes de gerar redução no custo de manutenção e renovação de equipamentos de TI. São estratégias simples, mas que podem ajudar a garantir uma boa economia para a sua empresa.

Quais são os custos de manutenção e renovação

Antes de falarmos especificamente sobre as dicas para reduzir custos, é importante saber quais custos são esses. São vários os equipamentos de TI usados em uma empresa, incluindo computadores (notebook e desktop), projetores, servidores e muitos outros.

Todos esses equipamentos possuem um alto valor de aquisição. Quanto mais novos e atualizados, maior o valor de mercado. Além do custo efetivo para a compra desses equipamentos, a empresa deve levar em consideração os custos variáveis, que podem existir caso o equipamento necessite de manutenção.

A manutenção consiste no reparo ou substituição de peças, que permitam garantir eficiência e funcionalidade do produto. Infelizmente, mesmo os produtos de maior qualidade, mas melhores marcas, estão sujeitos à necessidade de manutenção.

Além da manutenção, existe também a renovação. Depois de algum tempo de uso, muitos equipamentos deixam de funcionar, sem solução viável através da manutenção. A única opção que sobra para a empresa é comprar produtos novos ou alugar equipamentos de TI.

Para reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI, separamos algumas dicas que podem ajudar de forma significativa. Confira!

1. Faça um planejamento

A primeira estratégia para conseguir reduzir drasticamente o custo de manutenção de equipamentos de TI é fazer um planejamento estratégico. Muitas empresas, depois de realizar a compra de equipamentos como computadores e monitores, deixam de considerar eventuais custos com a manutenção desses equipamentos.

Deixar de reservar uma parte do orçamento para cuidar da manutenção dos equipamentos é um erro. Os custos podem ser elevados e acabar comprometendo a saúde financeira do negócio, caso não exista um fundo específico para isso.

Mesmo que você aplique todas as dicas que separamos nesse artigo, ainda terá que arcar com valores referentes à manutenção dos equipamentos da empresa. Por serem propriedade particular e não equipamentos locados, infelizmente esse é um custo que não pode ser evitado.

O que você pode fazer – e recomendamos – é buscar estratégias capazes de minimizar o custo de manutenção de equipamentos de TI. Para eliminar o custo, no entanto, a melhor estratégia continua sendo alugar equipamentos de TI para empresas.

2. Atualize constantemente os equipamentos (software)

Você sabia que a manutenção em equipamentos de TI vai muito além da parte física (hardware)? É preciso ficar de olho nas atualizações fornecidas pela marca dos equipamentos. Isso se aplica principalmente para computadores, tablets e similares.

Para entregarem mais qualidade, segurança e eficiência, as marcas disponibilizam com frequência atualizações para os seus produtos. Muitas dessas atualizações são baixadas e implementadas de maneira automática. Outras dependem de ações por parte do proprietário, seja clicando em “atualizar”, seja baixando as atualizações.

E o que acontece quando as atualizações não são realizadas? Uma das principais consequências é a perda de qualidade e eficiência da máquina. Em computadores é notável a diferença de desempenho entre produtos atualizados e produtos desatualizados.

Por isso, uma das formas mais eficientes de reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI é realizando a atualização dos equipamentos. Essa dica vale tanto para produtos já existentes na empresa quanto para a compra de novos produtos.

Ainda que os equipamentos novos e atualizados sejam mais caros, vale muito mais a pena do que adquirir produtos baratos desatualizados. E se você quer todos os benefícios de produtos novos, sem fazer grande investimento, considere alugar equipamentos de TI.

3. Faça a manutenção preventiva

Um dos fatores que mais elevam o custo de manutenção de equipamentos de TI é a manutenção corretiva. Significa corrigir um problema quando ele já se manifestou. Pagar por profissionais especializados pode pesar no bolso da empresa. Além da mão de obra, a troca de peças e componentes não é nada barato.

Para reduzir o risco de custos com manutenção, uma estratégia sustentável é apostar na manutenção preventiva. O que isso significa? Procurar por problemas antes mesmo que eles apareçam. Talvez o problema esteja apenas no começo, com solução simples e barata.

A realização de manutenção preventiva é estimulada e aconselhada para empresas que desejam reduzir custos com manutenção. Sem falar que a prevenção permite o planejamento de ações. Por exemplo, durante a manutenção preventiva é possível identificar quais equipamentos precisarão de reparo em breve.

Muitas empresas deixam de lado a manutenção preventiva por acreditarem que os equipamentos nunca precisão de reparo. O que a realidade nos mostra é que os danos e avarias aparecem quando menos esperamos.

4. Treine os membros da equipe para o uso correto dos equipamentos

Será que todos os funcionários da empresa estão capacitados para utilizar os equipamentos de TI? O uso incorreto das máquinas pode comprometer a vida útil, gerando custo de manutenção de equipamentos de TI.

Quando todos os colaboradores da empresa possuem capacitação para manusear os equipamentos de TI, o risco de avarias reduz consideravelmente. É importante pensar em treinamentos e orientações, que permitam aos funcionários lidar melhor com os equipamentos da empresa.

Uma dica extra é conscientizar todos os colaboradores da empresa para a importância da manutenção preventiva, que pode ser feita por eles mesmo. Atualizar com frequência os computadores, não instalar programas suspeitos, fazer a varredura buscando por vírus, tudo pode contribuir para a durabilidade do equipamento.

São pequenas atitudes, no dia a dia, capazes de aumentar o tempo de vida útil dos equipamentos. Esse treinamento é indicado até mesmo nos casos em que os equipamentos são alugados, tendo em vista que é de responsabilidade da sua empresa fazer o uso correto dos produtos, de forma a garantir a sua integridade.

5. Leia o manual do usuário

Pode parecer banal, mas muitas pessoas não seguem as orientações do fabricante durante a utilização de equipamentos de informática, como computadores e monitores. Trata-se de um grande risco, tendo em vista que os manuais são criados com o propósito de garantir o melhor aproveitamento dos equipamentos.

As orientações contidas no manual são claras e dizem respeito a todas as etapas da vida do produto, como primeira inicialização e descarte dos componentes, quando deixarem de funcionar.

Além disso, o manual apresenta de forma clara todas as funcionalidades do equipamento. Muitos recursos demandam atenção especial para serem utilizados. E atenção, a utilização dos equipamentos sem observância das instruções do fabricante podem implicar em perda da garantia.

Vale a pena separar um tempinho para fazer a leitura do manual. Atualmente os manuais são pequenos e bem intuitivos, permitindo que todos os usuários consigam entender o funcionamento dos equipamentos.

Mesmo que opte pela locação de equipamentos de TI – uma das opções mais lucrativas para empresas na atualidade – é recomendado fazer a leitura do manual, quando disponível, procurar informações no site do fabricante ou solicitar essas informações junto a empresa responsável pela locação.

6. Considere a locação de equipamentos de TI

Como mencionamos no começo do artigo, ainda que todas as dicas acima sejam implementadas, o custo de manutenção de equipamentos de TI continuará existindo. Todos os meses as empresas investem grandes valores com a contratação de mão de obra especializada em reparos.

Sem falar na compra de novos produtos, para substituir equipamentos que não entregam mais a qualidade inicial ou que simplesmente pararam de funcionar. Por isso muitas empresas estão apostando cada vez mais na locação de equipamentos de TI para empresas.

Com a locação, a preocupação com os custos de manutenção simplesmente deixam de existir. A empresa locadora cuida de todos os detalhes durante o contrato, para que a sua empresa possa usufruir de equipamentos novos, atualizados e com garantia de bom funcionamento.

Ao final do contrato, todos os produtos são devolvidos, o que descarta a necessidade de reparos ou substituição das máquinas. Essa é a forma mais eficiente de reduzir o custo de manutenção de equipamentos de TI, através do aluguel.

No entanto, a redução dos custos é apenas uma das vantagens de alugar equipamentos de TI, como computadores, projetores, sistema de som e monitores. Vamos falar sobre alguns dos principais benefícios de locar no lugar de comprar.

Reduzindo custo de manutenção

Vantagens de alugar equipamentos de TI

Além de contribuir pata a redução do custo de manutenção de equipamentos de TI, alugar é muito mais prático e viável para empresas. Por isso cada vez mais empresas, de todos os tamanhos e segmentos, estão fechando parcerias de locação, ao invés de investir na compra de equipamentos próprios.

Podemos listar como vantagens adicionais da locação:

  • Produtos sempre novos e atualizados

Lembra quando falamos na necessidade de cuidar da atualização dos equipamentos de TI? Agora imagine não precisar se preocupar com isso, graças a locação de equipamentos novos e todos atualizados.

Ao alugar equipamentos de TI para a sua empresa você terá a garantia de estar utilizando produtos de ótima qualidade, com hardware e software atualizados, completamente funcionais, para atender às suas necessidades.

E se você se preocupa com a marca dos equipamentos, saiba que muitas empresas trabalham apenas com as melhores opções do mercado. Estamos falando de marcas tradicionais, de qualidade garantida, como Samsung, Apple, Microsoft, Dell, HP e LG. Ou seja, a sua empresa contará com os melhores equipamentos.

  • Garantia de assistência durante a validade da locação

Além de não ter que suportar os custos com manutenção de equipamentos de TI, a locação garante assistência técnica de qualidade e sem custo adicional.

Isso significa que, em caso de danos e avarias naturais, ocasionadas pelo uso regular da coisa, a empresa responsável enviará sua equipe para avaliar e corrigir o problema.

Tudo isso com velocidade e agilidade. Essa assistência é válida durante todo o período da locação, não importando se ele é longa (para uso contínuo dos equipamentos) ou curta (para uso dos equipamentos em eventos, por exemplo).

  • Menor investimento inicial

O investimento inicial para alugar equipamentos de TI é muito baixo, principalmente quando comparado ao custo para a compra de equipamentos próprios. Dessa forma a sua empresa consegue implementar todos os equipamentos necessários, sem comprometer a saúde financeira do negócio.

Já os custos para compra são elevados, pois estamos falando de computadores, projetores, sistemas de som, servidores e outros. Produtos que, principalmente no Brasil, possuem um custo elevado para o consumidor final.

A carga tributária eleva o valor de equipamentos como computadores, projetores e sistemas de som. Alugar sai muito mais barato para a empresa.

  • Sem custos com renovação de equipamentos

E se os produtos locados chegarem ao fim de sua vida útil? Não se preocupe, pois a responsabilidade para com a renovação dos equipamentos é da empresa proprietária. O aluguel prevê a possibilidade de deterioração natural da coisa, evitando custos e imprevistos para a sua empresa.

Isso significa que ao final de um período de utilização, a sua empresa não precisará investir na compra de novos equipamentos. Basta solicitar a substituição dos equipamentos velhos e usados outros, em boas condições de uso, junto à empresa responsável pela locação.

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Custo de manutenção: vale a pena comprar equipamentos?

Com todas as informações acima, ainda não se decidiu sobre a compra ou locação de equipamentos de TI para empresa? Você pode implementar as dicas para reduzir os custos com manutenção, elas funcionam de verdade. Mas se o seu objetivo é economizar de verdade, a solução está no aluguel de equipamentos.

Você pode alugar uma grande variedade de equipamentos, para diversas situações e necessidades. Entre eles estão os computadores, essenciais em praticamente todos os negócios, sistema de som, projetores, tablets e monitores.